Zapasy magazynowe – przewodnik

Magazynowanie zapasów to nawyk, który wykształcił człowiek, aby móc przetrwać okresy związane z ograniczonym dostępem do pożywienia. Nawyk, który sprawił, że wędrowne plemiona zaczęły osiedlać się, uprawiać ziemię i tworzyć rezerwy potrzebnych dóbr. Dzisiaj również to robimy. Niemal w każdym domu znajdziemy produkty, które nie są przeznaczone do natychmiastowego użycia, ale stanowią swoisty bufor bezpieczeństwa. Zapasy nie są wyłącznie domeną gospodarstw domowych. Przedsiębiorstwa również gromadzą wszelkiego typu materiały – zapasy magazynowe.

Dzisiaj odpowiemy na pytanie co to są zapasy magazynowe i jak nimi efektywnie zarządzać. Zapraszamy do lektury.

Zapasy magazynowe – definicja

Zapasy magazynowe jest to zbiór wszystkich przechowywanych materiałów, towarów i produktów, zarówno do wykorzystania w procesie produkcyjnym, jak i do sprzedaży finalnego produktu klientowi.

Sprawne zarządzanie stanami magazynowymi jest wyzwaniem dla wszystkich firm logistycznych i przedsiębiorstw posiadających własny magazyn lub centrum logistyczne, gdyż zależy od wielu zróżnicowanych czynników. Gromadzenie i przechowywanie zapasów jest ważne z kilku prostych przyczyn. Po pierwsze, ich posiadanie pozwala uniknąć niedoborów produktów, po drugie im więcej nabywanych jednostek, tym z reguły jest niższy koszt jednostkowy kupowanego towaru, a po trzecie magazynowanie zapasów produktu umożliwia natychmiastową dostępność do niego w celu zaspokojenia zapotrzebowania klienta.

Zarządzanie zapasami jest tak samo ważne jak same zapasy. Brak równowagi, tak jak wyczerpanie zapasów czy ich nadmiar może obniżyć konkurencyjność firmy i pociągnąć za sobą utratę zysków.

Rodzaje zapasów magazynowych

Zapasy możemy rozróżniać za pomocą kilku kryteriów. Dzisiaj omówimy dwa podstawowe: kryterium funkcjonale i operacyjne.

Rodzaje zapasów w kryterium funkcjonalnym:

• Zapasy cykliczne – zaspokajają regularny popyt przez długi czas.
• Zapasy bezpieczeństwa – mają zaspokoić nagły popyt lub popyt w wyjątkowych, nieoczekiwanych okolicznościach.
• Zapasy sezonowe – zapasy, których sprzedaż w określonych momentach gwałtownie wzrasta, na przykład w okresie świątecznym.
• Zapasy z odzysku – produkty, które można ponownie wykorzystać częściowo lub całkowicie.
• Martwe zapasy – zapasy przestarzałych towarów, których nie można ponownie wykorzystać, i które powinny zostać usunięte z magazynu.
• Zapasy spekulacyjne – czasem oczekuje się, że sprzedaż określonego produktu wzrośnie w krótkim okresie, zapasy tego produktu są zwiększane przed wzrostem popytu, a zatem są przechowywane po niższych kosztach.

Rodzaje zapasów w kryterium operacyjnym:

• Stan optymalny – optymalny stan magazynowy to zapas, który zapewnia nam maksymalną rentowność. Zapasy zachowują równowagę między odpowiednią reakcją na popyt a maksymalną opłacalnością kosztów magazynowania.
• Stan zerowy – jest to ilość zapasów powiązana z systemem zarządzania Just In Time, który charakteryzuje się obsługą na żądanie, a co za tym idzie minimalizacją stanów magazynowych.
• Zapasy fizyczne – to ilość zapasów fizycznie znajdujących się w danym momencie w magazynie.
• Zapas netto – to wynik odjęcia niezaspokojonego popytu od istniejących zapasów w magazynie.
• Dostępne zapasy – to wynik dodania do stanów magazynowych lub fizycznych w magazynie oraz zamówień w toku, pomniejszonych o niezrealizowane jeszcze zapotrzebowanie.

Wskaźnik zapasów magazynowych

Jednym z najważniejszych elementów zarządzania zapasami jest optymalizacja ich rotacji. Do weryfikacji tego procesu służy wskaźnik rotacji zapasów. W uproszczeniu jest to tempo sprzedaży i uzupełniania towaru w określonym czasie. Oblicza się go dzieląc koszt sprzedanych towarów przez średnie zapasy z tego samego okresu. Wskaźnik rotacji zapasów pokazuje szybkość sprzedaży towaru i jest używany do pomiaru sprzedaży i wydajności zapasów.

Właściwy wskaźnik rotacji zapasów wynosi od 5 do 10 dla większości branż, co oznacza, że ​​sprzedajemy i uzupełniamy zapasy co 1-2 miesiące. Ten stosunek zapewnia równowagę pomiędzy posiadaniem wystarczającej ilości zapasów i brakiem konieczności zbyt częstego ich zamawiania.

Przyjęło się, że zbyt niski wskaźnik rotacji zapasów jest zły, bo sygnalizuje, że posiadamy zbyt dużo zapasów, które zalegają w magazynie zbierając kurz, a wysoki wskaźnik jest dobry, ale uwaga – nie należy popadać w samozadowolenie, bo przy zbyt wysokim wskaźniku rotacji zapasów istnieje ryzyko, że najmniejsze zachwianie łańcucha dostaw może doprowadzić do niedoborów, a co za tym idzie niemożności realizacji zamówień klientów i spadkiem przychodów.

Aby tego uniknąć, dobrze jest zaplanować zapas minimalny i maksymalny:

• Zapasy minimalne to taka ilość zapasów, jaką firma może posiadać w swoim magazynie, żeby płynnie funkcjonować. Po osiągnięciu tej ilości, należy złożyć nowe zamówienie, aby zwiększyć poziom zapasów.
• Maksymalny zapas to ilość przechowywanych towarów, której nie wolno przekroczyć. Powinna być określona przez popyt na produkty, dostępną przestrzeń magazynową lub pojemność regałów magazynowych.

Średni zapas magazynowy – wzór

W ujęciu księgowym, średni zapas to zapas na początku okresu rozliczeniowego (np. roku) plus zapas na koniec tego okresu rozliczeniowego podzielony przez dwa.

Łatwe, ale w ujęciu logistycznym, gdy chcemy obliczyć rzeczywisty średni zapas magazynowy, musimy wziąć pod uwagę zapasy posiadane we wszystkich jednostkach terminowych (np. miesięcznych) i po ich zsumowaniu podzielić przez liczbę tych jednostek – w przypadku rocznego okresu rozliczeniowego przez 12.

Ale to jeszcze nie wszystko. Aby obliczyć średnie zapasy w ciągu roku, należy uwzględnić również miesiąc bazowy w obliczeniach, co oznacza, że otrzymaną sumę dzielimy przez 13 miesięcy, a nie 12. Średnie wartości zapasów dla innych okresów są obliczane w podobny sposób. Wtedy dopiero otrzymamy rzeczywistą i miarodajną wartość średnich zapasów magazynowych.

Do czego to jest potrzebne? Znając średnie zapasy mamy na tyle dobry wgląd w ich poziom, aby móc efektywnie negocjować z dostawcami i właściwie podejmować strategiczne decyzje dotyczące ilości towaru do zamówienia bez obawy, że nasze szacunki okażą się nieprecyzyjne. Wiemy dokładnie ile zapasów będzie nam potrzebnych, aby wesprzeć sprzedaż i uzyskać zysk. Średnie zapasy są również kluczowym elementem zrozumienia, jak szybko jesteśmy w stanie przekształcić zapasy w produkt, a w efekcie w sprzedaż. Odbywa się to m.in. za pomocą omówionego wyżej wskaźnika rotacji zapasów.

Inwentaryzacja zapasów magazynowych krok po kroku

Inwentaryzacja to proces obliczania ilości posiadanych zapasów i przekształcania tych danych w raport, który informuje o ilości oraz wartości zapasów i pozwala porównać te dane z danymi z okresów poprzednich, a następnie znaleźć ewentualne rozbieżności, które mogą uwydatnić szereg problemów takich jak np. kradzieże.

Inwentaryzację z reguły przeprowadza się raz w roku dla celów księgowych, ale w magazynach o dużej rotacji towarów i SKU przeprowadzane są również inwentaryzacje okresowe np. raz na kwartał. Czasami niezbędne są również nieplanowane inwentaryzacje całego lub części magazynu związane z wspomnianą wcześniej kradzieżą czy też utratą towarów wskutek nieprzewidzianych zdarzeń. Jeżeli posiadamy magazynowy program informatyczny, stan naszych zapasów możemy śledzić na bieżąco i prowadzić ich ewidencję w czasie rzeczywistym.

Pierwszym krokiem w przeprowadzeniu inwentaryzacji, jest przygotowanie się do niej, które obejmuje:

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej,
• ustalenie harmonogramu działań,
• skompletowanie niezbędnej dokumentacji,
• pogrupowanie produktów w celu ułatwienia zliczania,
• przygotowanie stosownych druków, na których zostaną spisane wyniki służące do sporządzenia protokołu końcowego.

Jeśli inwentaryzacji dokonujemy przy pomocy skanerów kodów kreskowych i wprowadzamy dane bezpośrednio do systemu, ominiemy żmudny proces liczenia i wpisywania wyników w odpowiednią kolumnę arkusza. Łatwiej będzie również uzyskać wyniki naszych działań w formie raportu.

Po skompletowaniu zespołu przystępujemy do zliczania i ewidencjonowania każdej składowej majątku znajdującej się w obiekcie.

Następuje dokładna analiza stanu ze spisu z wartościami raportów księgowych. Przy wykrytych niezgodnościach należy również wyjaśnić przyczyny zaistniałych rozbieżności. Od przyczyn zależy to, czy „ubytki” można zaksięgować w koszty, czy też nie.

Zakończenie inwentaryzacji, obejmujące sporządzenie protokołu, archiwizację dokumentacji służącej do przedstawienia urzędowi skarbowemu.

Należy pamiętać, że inwentaryzacja powinna odbyć się w terminach wyznaczonych przez ustawodawcę, ponieważ ich niedotrzymanie wiąże się z dotkliwymi karami finansowymi.

Optymalizacja zapasów magazynowych – podsumowanie

Podstawowym sposobem praktycznego zastosowania wskaźników rotacji zapasów jest optymalizacja zarządzania zapasami. Optymalizacja zapasów magazynowych to trudny i żmudny proces, ale gdy już go przejdziesz, zobaczysz że warto było podjąć ten wysyłek. Oto kilka wskazówek, jak można to zrobić efektywnie.

1. Udoskonal łańcuch dostaw. Najtańsi dostawcy to z reguły dobry wybór, ale niekoniecznie najlepszy. Jeśli produkt ma kluczowe znaczenie dla sprzedaży lub wykazuje wzrost popytu, szybsze lub gwarantowane czasy jego dostawy lub komponentów mogą być ważniejsze. Usprawnienie łańcucha dostaw w celu wyeliminowania nieefektywności przyniesie wymierne korzyści.
2. Dobierz odpowiednią strategię cenową. Dostosuj ceny, aby osiągnąć większe marże na towarach o większym popycie. Uwolnij kapitał usuwając martwe zapasy. Jeśli przedmioty po prostu się nie sprzedają, rozważ obniżkę cen lub przekazanie tego towaru na cele charytatywne.
3. Sprawdź swoją pozycję w rankingu w swojej branży. Możesz zdobyć większy udział w rynku i poprawić pozycję w swojej branży, poprzez strategiczne zarządzanie zapasami i obserwując trendy zarządzania nimi.
4. Naucz się prognozować. Raporty sprzedażowe dostarczają twardych danych, które zwiększają dokładność prognozowania zapasów. Dane te mogą również pomóc w planowaniu przyszłej sprzedaży skoncentrowanej na wykorzystaniu wolniej rotujących zapasów z wyższą marżą.
5. Zautomatyzuj zamówienia zakupu. Rozważ użycie systemu magazynowego, który będzie automatycznie generował zamówienia.